Informační memorandum o zpracování osobních údajů

Tyto informace o zpracování osobních údajů poskytují informace dle zákona č. 110/2019 Sb., Zákon o zpracování osobních údajů (dále jen „ZOU“) a Nařízení (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).

Vážíme si spolupráce a důvěry, se kterou nám své osobní údaje poskytujete, a proto při jejich zpracování dbáme na jejich bezpečnost, nezpracováváme více osobních údajů, než je nezbytně nutné, a uchováváme je po nezbytně nutnou dobu. V následujícím textu najdete pravidla, podle kterých se řídíme, důvody, pro jaké účely zpracováváme osobní údaje, jak k osobním údajům přistupujeme a kdo k Vašim osobním údajům má přístup.

Naše společnost poskytuje několik služeb:

• Na webových stránkách https://www.eluvia.com naleznete informace o naší činnosti jako vývojářů, kdy zpracováváme osobní údaje.
• Kromě služeb vývoje jsme vytvořili také systém Eventito, kde rovněž zpracováváme Vaše osobní údaje.

V těchto zásadách se dozvíte, jak nakládáme s osobními údaji při využívání našich služeb a užívání systému Eventito.
 

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem Vašich osobních údajů je společnost SparkTECH s.r.o., IČO: 24841455, Praha 5 - Hlubočepy, U šípků 690/6, PSČ 15400, vedená u Městského soudu v Praze pod spisovou značkou C 179353 (dále jen „správce“).

Správce je také vlastníkem a provozovatelem domény „sparktech.cz“ a „www.eluvia.com“. (dále jen „webová presentace“)

Kde nás najdete a jak nás Privacy Shieldkontaktujete?

Hlavní provozovnou je Pláničkova 445/13, 162 00 Praha 6

Jsme také provozovatelem domény eluvia.com, kde můžete najít aktuální kontakty. Na naší webové presentaci najdete také aktuální znění informačního memoranda.

Kontaktovat nás můžete také na telefonu +420 777646771, nebo e-mailem info@eluvia.com

Důležité pojmy dle GDPR

Správce - v tomto případě SparkTECH s.r.o., je subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za ně. Zpracováním osobních údajů může správce zmocnit nebo pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak.

Zpracovatel - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce

Zpracování - 

jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Profilování - jakákoli forma automatizovaného zpracování osobních údajů spočívající v jejich použití k hodnocení některých osobních aspektů vztahujících se k fyzické osobě, zejména k rozboru nebo odhadu aspektů týkajících se jejího pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, spolehlivosti, chování, místa, kde se nachází, nebo pohybu.

Evidence - jakýkoliv strukturovaný soubor osobních údajů přístupných podle zvláštních kritérií, ať již je centralizovaný, decentralizovaný, nebo rozdělený podle funkčního či zeměpisného hlediska.

Služba informační společnosti - služba ve smyslu čl. 1 odst. 1 písm. b) směrnice (EU) 2015/1535 (19).

Dozorový úřad - nezávislý orgán veřejné moci zřízený členským státem. V České republice se jedná o Úřad pro ochranu osobních údajů.

Zásady zpracování:

• Osobní údaje jsou zpracovávány korektně, zákonným a transparentním způsobem pro konkrétní výslovně vyjádřené účely.
• Osobní údaje jsou zpracovány v přiměřené, relevantní a omezené míře ve vztahu k účelu, ke kterému jsou zpracovány.
• Jsou přijata opatření, aby osobní údaje byly přesné a v případě potřeby aktualizované.
• Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou ve vztahu ke konkrétnímu účelu zpracování.
• Zpracování osobních údajů je zabezpečeno adekvátním způsobem přiměřené účelu zpracování, tak aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem rizikům včetně zavedení dostatečných organizačních a technických opatření, tak aby byla zachována integrita a důvěrnost.
• Srozumitelně informujeme o zpracování vašich osobních údajů

Jakým způsobem Vaše osobní údaje zpracováváme?

Společnost zpracovává osobní údaje manuálně i automatizovaně.

Nedochází k automatizovanému vyhodnocování ani profilování.

Osobní údaje mohou být zpřístupněny oprávněným zaměstnancům správce, pokud je to nezbytné k plnění smluvního vztahu a pokud je to nezbytně nutné k plnění jejich pracovních a smluvních povinností, a to vždy jen v nezbytném a omezeném množství.

Osobní údaje mohou být zpřístupněny zpracovatelům, s nimiž má správce uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů a případně dalším osobám v souladu se zákonem a nařízením EU.

Zpracování osobních údajů je zabezpečeno adekvátním způsobem přiměřeně účelu zpracování, tak aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem rizikům včetně zavedení dostatečných organizačních a technických opatření, tak aby byla zachována integrita a důvěrnost.
 

​​1) Pokud využíváte náš systém Eventito​​

V rámci systému Eventito, který je dostupný na webových stránkách https://www.eventito.com vystupujeme ve dvojí roli, jako správci a zpracovatelé osobních údajů. Systém slouží jako nástroj pro podporu a organizaci akcí a jedná se o komplexní nástroj event managementu. V souvislosti s těmito službami můžete do systému zadávat osobní údaje, a to jak své, tak vašich klientů, zaměstnanců či zákazníků.

Jako zpracovatelé osobních údajů budeme zpracovávat údaje pouze na základě vašich pokynů a v souladu s tím, k čemu nás pověříte (abychom zaslali pozvánky vašim klientům, zaměstnancům, zákazníkům, či abychom tyto osobní údaje uložili a další činnosti, které jsou spojeny s prací s osobními údaji). Pokud jste zákazníkem, zaměstnancem či jiným subjektem osoby, které jsme poskytli a zpřístupnili systém, berete na vědomí, že je povinností této osoby vás řádné informovat o zpracování vašich osobních údajů.

Jako správci osobních údajů budeme zpracovávat zadané osobní údaje také pro vlastní účely. Níže bychom vás chtěli seznámit s tím, jak budeme nakládat s osobními údaji jako správci osobních údajů.
 

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Budeme zpracovávat následující osobní údaje:

Pro vytvoření vašeho účtu – budeme zpracovávat identifikační údaje (jméno, příjmení), kontaktní údaje (e-mailová adresa) a další údaje, které jsou potřeba pro vystavení faktury (adresa, identifikační číslo, datum narození či jiné údaje).

Při užívání vašeho účtu – při využívání vašeho uživatelského účtu v systému můžete zadávat další osobní údaje. Může se jednat o údaje o vaší osobě, či osobě třetí. Osobní údaje budeme zpracovávat v rozsahu jména, příjmení, e-mailové adresy a další údaje, které se rozhodnete do systému zadat.

Při návštěvě našich webových stránek – na webových stránkách https://www.eventito.com se můžete přihlásit k odběru novinek či nás kontaktovat prostřednictvím kontaktního formuláře. V takovém případě zpracováváme e-mailovou adresu, jméno a příjmení a vaši zprávu, kterou nám prostřednictvím kontaktního formuláře zanecháte.

Informace o vaší aktivitě – na webu a v aplikaci dochází k ukládání souborů cookies, přičemž se jedná pouze o statistické údaje, které nejsme schopni spojit s konkrétní osobou.
 

Pro jaké účely, po jakou dobu osobní údaje zpracováváme?
 

Uživatelský účet

Osobní údaje, které nám zadáte pro vytvoření vašeho účtu zpracováváme právě za účelem zřízení tohoto účtu a poskytování služeb, ke kterým jsme se zavázali na základě podmínek užívání. Účelem je tedy zřízení přístupu a provozování jednotlivých druhů uživatelských účtů s čímž souvisí poskytování našich služeb. Právním důvodem je tedy uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Osobní údaje však budeme využívat také z toho důvodu, že nám to ukládají některé právní předpisy, jako například účetní či daňové a právním důvodem pro zpracování tak bude také plnění zákonných povinností dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. V případě, že by se v systému objevila nějaká chyba, kterou bychom museli opravit, můžeme vaše osobní údaje využít také pro účely opravy těchto chyb. Dále můžeme data využít k ochraně vlastních právních nároků a zájmu, případně abychom vám zaslali nějakou novinku o našem systému. Právním důvodem bude náš oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, který spočívá v ochraně našich zájmů, zajištění chodu aplikace a přímém marketingu.

Osobní údaje budeme zpracovávat po dobu existence našeho vzájemného smluvního vztahu, maximálně dva roky po jeho skončení, či po dobu, kterou stanoví právní předpisy. Pro účely ochrany našich nároků můžeme některé osobní údaje uchovávat i po dobu 5 let od skončení našeho vzájemného vztahu či posledního kontaktu, a to z důvodu běhu promlčecích lhůt.
 

Užívání uživatelského účtu

Zadané osobní údaje při užívání vašeho účtu zpracováváme na základě uzavřené smlouvy, abychom plnili smluvní povinnosti dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Osobní údaje dalších subjektů údajů, o kterých zadáte osobní údaje do našeho systému, můžeme využít také pro účely případných oprav systému či ochraně našich právních nároků. Právním důvodem bude náš oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Osobní údaje uložíme pouze po dobu nezbytně nutnou, tedy po dobu využívání našich služeb, maximálně po dobu 5 let od skončení smluvního vztahu, či posledního kontaktu s vámi.
 

Při návštěvě webových stránek

Pokud nám zadáte e-mailovou adresu pro bezplatné zasílání novinek, informací a dalších tipů budeme vám zasílat obchodní sdělení, a to na základě vámi uděleného souhlasu s jejich zasíláním dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas nám udělujete na dobu 5 let přičemž máte právo jej kdykoliv odvolat.

Pokud nás kontaktujete přes kontaktní formulář, budeme vámi zadané údaje zpracovávat za účelem vyřízení dotazu. Pokud následně ze vzájemné komunikace začneme spolupracovat, bude komunikace zpracovávána na základě plnění smlouvy (předsmluvní komunikace) dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a údaje mohou být využity i pro další účely a právní důvody uvedené v tomto informačním memorandu. Pokud však nezačneme spolupracovat budeme osobní údaje zpracovávat pouze po dobu vyřízení vašeho dotazu a to na základě oprávněného zájmu dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, který spočívá v zajištění komunikace s vámi.
 

Vaše aktivita na webu

Na webu jsou ukládány soubory cookies. Jaké cookies jsou na našich webových stránkách ukládány naleznete níže v tomto informačním memorandu.
 

Kdo další zpracovává Vaše osobní údaje?

Při využívání systému využíváme služeb dalších subjektů, které nám se zpracováním osobních údajů pomáhají. Jedná se o:

• naše kolegy, kteří pro nás pracují na základě příkazní smlouvy
• Wedos a. s. IČ: 28115708 poskytovatel hostingu, poskytující službu informační společnosti.
• Google Ireland Limited, RN: 368047, poskytující službu informační společnosti.
• Amazon Web Services EMEA SARL, poskytující službu informační společnosti.
• DigitalOcean, LLC, poskytující službu informační společnosti.
  -
  Privacy Shield
  -
  Standardní smluvní doložky
  -
  Data se nacházejí na serverech v Evropské unii, konkrétně v Německu, ve Frankfurtu nad Mohanem
• Mailgun Technologies, Inc., Služba informační společnosti.
  -
  Privacy Shield
  -
  Standardní smluvní doložky: Mailgun SCC

 

2) Pokud využíváte našich jiných služeb

Jako náš zákazník či potenciální zákazník se na nás můžete obrátit prostřednictvím webových stránek https://www.eluvia.com. Můžete využít našich služeb vývoje, údržby, podpory či jiných služeb spojených se software. V této části bychom vás chtěli informovat, jak budeme v takovém případě zpracovávat vaše osobní údaje.
 

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Jako Správce zpracováváme údaje, které nám sami poskytnete. Jde o údaje poskytnuté vyplněním formuláře na webových stránkách, zaslané e-mailem, telefonem nebo uzavřením smlouvy.

Jde zejména o jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon, kontaktní a fakturační údaje, případně další údaje vzešlé z komunikace. Dále pak platební údaje (číslo účtu, datum a výši provedené platby, identifikátory platby a další…).

Aktuální seznam zpracovávaných osobních údajů najdete na našich stránkách v aktuálním informačním memorandu.
 

Pro jaké účely, po jakou dobu osobní údaje zpracováváme?

Zpracování osobních údajů provádíme zejména za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností a vést i s tím související komunikaci s Vámi. Za tímto účelem, zpracováváme tyto běžné osobní údaje: jméno, příjmení, titul, IČO, adresa, e-mail, telefon, poskytované nebo odebírané služby, smluvní dokumenty. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, maximálně dva roky po jeho ukončení.

Po skončení smluvního vztahu, mohou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu.

V rámci plnění smluvních povinností, můžeme také zpracovávat vaše životopisy a osobní údaje, které nám dobrovolně v rámci jednoho aktuální výběrového řízení zašlete. Takové osobní údaje pak zpracováváme maximálně dva měsíce po skončení výběrového řízení. V případě, že budeme chtít váš životopis zpracovávat i pro účel budoucích výběrových řízení, požádáme vás o souhlas se zpracováním osobních údajů. V takovém případě budeme zpracovávat vaše osobní údaje maximálně dva roky od poskytnutého souhlasu.

Dále zpracováváme Vaše osobní údaje pro splnění právních povinností. Zejména pak vedení účetnictví, plnění daňových povinností a dalších právních předpisů. Za tímto účelem zpracováváme zejména tyto údaje: jméno, příjmení, titul, IČO, adresa, číslo účtu, datum a výši provedené platby, čerpané a poskytnuté služby. Tyto osobní údaje zpracováváme po dobu trvání stanovenou daným právním předpisem, maximálně však dva roky po ukončení takové povinnosti.

Dále můžeme zpracovávat osobní údaje pro účely ochrany našich oprávněných zájmů. Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Proto vás informujeme o oprávněných zájmech, pro které osobní údaje zpracováváme. Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Pro tyto účely zpracováváme osobní údaje maximálně po pěti let po ukončení smluvního vztahu nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků se zohledněním toho, že se o případném u soudu uplatněném nároku nemusíme dozvědět hned v okamžiku jeho uplatnění druhou stranou. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv a naší vzájemné komunikace.

Oprávněným zájmem je dále přímý marketing a nabídka služeb. Pro zasílání obchodních sdělení budeme zpracovávat tyto osobní údaje našich klientů: jméno, příjmení, e-mail. Zasílání obchodních sdělení se řídí zákonem 480/2004 Sb., a přijímání těchto sdělení můžete kdykoliv jednoduchým způsobem ukončit kliknutím na odkaz v e-mailu uvedený.

Zpracování založené na souhlasu se zpracováním osobních údajů. Pokud na našich webových stránkách zadáte svůj e-mail pro bezplatné zasílání informací, tipů a novinek, dáváte odesláním vyplněného formuláře souhlas s tím, abychom Vám takové informace, tipy a novinky zasílali.

Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Pokud ovšem některé vaše osobní údaje zpracováváme i na základě jiného právního titulu, budeme pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není.
 

Kdo další zpracovává Vaše osobní údaje?

Se zpracovateli máme uzavřené písemné smlouvy, ve kterých je sjednáno plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů, aby Vaše údaje zůstaly v bezpečí.

Aktuální seznam takových zpracovatelů Vám poskytneme na vyžádání. K datu sepsání tohoto informačního memoranda jsou našimi zpracovateli:

• Wedos a. s. IČ: 28115708 poskytovatel hostingu, poskytující službu informační společnosti.
• Google Ireland Limited, RN: 368047, poskytující službu informační společnosti.
• Amazon Web Services EMEA SARL, poskytující službu informační společnosti.
• DigitalOcean, LLC, poskytující službu informační společnosti.
  -
  Privacy Shield
  -
  Standardní smluvní doložky
  -
  Data se nacházejí na serverech v Evropské unii, konkrétně v Německu, ve Frankfurtu nad Mohanem
• Mailgun Technologies, Inc., Služba informační společnosti.
  -
  Privacy Shield
  -
  Standardní smluvní doložky: Mailgun SCC
• Účetní společnost, vedení účetnictví a mezd.

Osobní údaje mohou být zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon (zejména pak v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat, nebo orgánům činným v trestním řízení a další).
 

3) Informace o „cookies“
 

Co jsou „cookies“

Na internetových stránkách https://www.eluvia.com a https://eventito.com používáme „cookies“, které se ukládají na počítači návštěvníka a automaticky jej při další návštěvě poznají. Cookies umožňují například přizpůsobit webové stránky zájmům subjektu údajů nebo uložit uživatelské jméno, které pak nemusí být znovu pokaždé zadáváno. V případě, že subjekt údajů nechce, aby byl jeho počítač rozpoznán, je nutno upravit nastavení internetového prohlížeče takovým způsobem, aby došlo k odstranění cookies z pevného disku počítače, cookies zablokovat nebo nastavit upozornění před uložením cookie.

Na našich webových stránkách využíváme následující soubory cookies:

V souladu s metodickým pokynem Úřadu pro ochranu osobních údajů je za souhlas s ukládáním souborů cookies považováno vaše nastavení prohlížeče. Pokud máte v prohlížeči povoleno ukládání souborů cookies, souhlasíte s jejich ukládáním. Používání souborů cookies lze nastavit pomocí Vašeho internetového prohlížeče. Většina prohlížečů soubory cookies automaticky přijímá již ve výchozím nastavení. Soubory cookies lze pomocí Vašeho webového prohlížeče odmítnout nebo nastavit užívání jen některých souborů cookies.

Informace o prohlížečích a o způsobu nastavení předvoleb pro soubory cookies můžete nalézt na následujících webových stránkách:

• Chrome
• Firefox
• Internet Explorer
• Safari
• Android

Účinný nástroj pro správu souborů cookies je též k dispozici na stránkách http://www.youronlinechoices.com/cz/

4) Jaká máte práva a povinnosti v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Subjekt je povinen správci poskytnout pouze pravdivé a přesné osobní údaje a informovat o jejich změně.

Subjekt je povinen správci poskytnout ověření poskytnutých údajů.

Subjekt má práva od správce požadovat přístup k jeho osobním údajům.

Subjekt má právo na opravu poskytnutých osobních údajů.

Subjekt má právo na výmaz poskytnutých osobních údajů.

Subjekt má právo na omezení zpracování osobních údajů.

Subjekt údajů má právo na přenositelnost údajů.

Subjekt údajů má právo vznést námitku.

Pokud je ke zpracování osobních údajů nutný souhlas subjektu, může jej tento kdykoli odvolat, dle pravidel uvedených níže.

Svá práva může subjekt uplatnit:

• Osobně v hlavní provozovně společnosti v pracovní době: 10:00 – 17:00, po prokázání identity subjektu údajů.
• Datovou schránkou: qnt2kny
• E-mailem: info@eluvia.com, z jehož byl souhlas poskytnut nebo byl zadán při registraci a je ve správě žadatele. Může být požadováno případné další ověření identity žadatele.
• Poštovní zásilkou (podpis musí být úředně ověřen).

Subjekt údajů (uživatel), má právo podat stížnost u dozorového úřadu, a to v případě, že se domnívá, že zpracováním osobních údajů spolkem dochází k porušení právních předpisů o ochraně osobních údajů. Stížnost můžete podat u dozorového úřadu – Úřadu na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

Povinnosti správce

Správce má právo na ověření pravdivosti a přesnosti poskytnutých osobních údajů.

Správce je povinen subjektu údajů poskytnout informace o rozsahu a způsobu poskytnutých osobních údajů, pokud o to subjekt požádá. Správce tak učiní neprodleně nejpozději do 30 pracovních dnů.

Správce má právo v případě opakovaných a nedůvodných žádostí jejich poskytnutí zpoplatnit.

Správce poskytne informace v elektronické formě, pokud subjekt údajů nepožádá jinak.

Informace na závěr

V případě, že budete mít další dotazy ke zpracování vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat na e-mailu info@eluvia.com. Zprávou na tento mail nebo zasláním písemného požadavku na naši adresu uvedenou v tomto dokumentu, můžete také přímo uplatnit vaše práva.

Znění Informací o zpracování osobních údajů může správce změnit či doplňovat. V případě, že by došlo k významné změně ve zpracování osobních údajů, budeme vás informovat prostřednictvím e-mailu.

Aktuální znění tohoto dokumentu naleznete vždy na stránkách www.eluvia.com.

Tyto informace o zpracování osobních údajů, jsou součástí všeobecných obchodních podmínek.

Tento dokument nabývá účinnosti dnem zveřejnění 19.10.2020. Dokument byl aktualizován dne 30.11.2020.